Como se tornar mais eficiente

Ser mais eficiente não é sinónimo de trabalhar mais horas, mas realizar aquilo a que se propôs com menos esforço. Aprenda a fazer uma melhor gestão do seu tempo.

Ser empreendedor é sinónimo de eficiência, produtividade, desafios, dificuldades, altos e baixos. Todos estes fatores em conjunto, podem ditar os resultados de um negócio. Há uma grande diferença entre trabalhar muito e ser produtivo. Não é uma questão de quantidade de horas passadas a trabalhar, mas sim do número de tarefas cumpridas ou de quanto, efetivamente, lhe rendeu o trabalho naquele dia. Ser mais produtivo é uma questão de qualidade e não de quantidade. A expressão “work smarter not harder”, nunca encaixou tão bem.

Eficiência e produtividade são dois conceitos vitais para ser bem-sucedido, no entanto muitas vezes o nível de produtividade pode ter como custo, a eficiência, e um bom grau de eficiência pode reduzir drasticamente a produtividade. A produtividade refere-se à quantidade de trabalho produzido e a eficiência refere-se à qualidade da produção e aos recursos utilizados. Ou seja, quanto mais esforço, tempo ou meios materiais forem necessários para realizar o trabalho, menos eficiente será o processo.

Hoje em dia, no mundo do trabalho é cada vez mais exigida velocidade e multitasking. No entanto, uma pessoa produtiva não é aquela que passa o dia a correr a tentar terminas as suas tarefas, nem aquela que despacha uma atividade que está a realizar e, passa logo se seguida para outra, mas sim aquela que consegue utilizar os seus recursos da melhor forma e estruturar as tarefas, dando prioridade às tarefas mais urgentes e importantes. Delegar parte do seu trabalho poderá ser benéfico, para não ficar sobrecarregado. Com organização e planeamento, estas práticas tendem a ser cada vez mais automáticas, aumentando a sua ‘performance’.

É importante perceber quais são as melhores práticas a adotar para aumentar a produtividade e encontrar a melhor forma de se tornar eficiente. Destacamos algumas dicas que vão ajudá-lo a organizar-se no seu trabalho.

USE A REGRA 1-3-5

Comece pela tarefa mais desafiante e que lhe vai ocupar mais tempo, depois passe para a aquele que tem um nível intermédio e, por fim, termine com a tarefa mais fácil. Desta forma, não perde o foco no trabalho e vai gerindo as prioridades das tarefas que lhe foram conferidas.

MANTENHA O SEU AMBIENTE DE TRABALHO ORGANIZADO

Se o seu ambiente de trabalho estiver limpo e organizado, verá que se sentirá mais produtivo e eficiente. Um espaço mais organizado fará com que encontre aquilo que procura de uma forma mais rápida e eficiente, além de que esteticamente dá um aspeto mais profissional. Além do espaço de trabalho, organize também os ficheiros e documentos do seu computador.

FAÇA INTERVALOS REGULARES

A melhor forma de garantir que o seu trabalho apresenta os resultados desejados, é fazendo uma boa gestão do seu tempo. Dedique tempo para determinadas atividades, mas vá fazendo pausas ao longo do dia de trabalho, para garantir que está mais concentrado.

ATIVE A CRIATIVADE COM MÚSICA

Estudos comprovaram que 71% das pessoas conseguem concentrar-se melhor e ser mais produtivas ao ouvirem música enquanto trabalham. Este pode ser o seu caso.

INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL

Existem ferramentas que, com a ajuda da IA, pode usar para melhorar a sua produtividade. Estas ferramentas podem ajudar a dar um ‘boost’ na suas tarefas e poupar imenso tempo, como realizá-las da melhor forma possível.

Microsoft Office 365

Utiliza a inteligência artificial com a ajuda de várias de suas ferramentas. Recursos como sugestões de correção gramatical, resumo automático de e-mails e insights de dados, podem agilizar as suas tarefas diárias.

Google Workspace

O Google Workspace dispõe uma série de aplicações, que utilizam IA para melhorar a sugestões de escrita e organização de documentos.

Calendários Inteligentes

Ferramentas como o Tempo.ai ou o Fantastical usam a IA para ajudar no agendamento de reuniões e gestão de tempo. Analisam seus padrões de agendamento, sugestões de horários e preferências pessoais para encontrar o melhor momento para as suas atividades.

Assistente de Gerenciamento de Projetos

Ferramentas como o Asana, Monday.com e Trello são plataformas de gestão de projetos que incorporam recursos de inteligência artificial. Estas plataformas podem ajudar na atribuição de tarefas, acompanhamento do progresso e sugerir melhores formas de organização de projetos.

Assistentes de Voz Inteligentes

Dispositivos como o Amazon Echo, a Alexa ou o Google Home, entre outros, podem ajudar a automatizar as tarefas domésticas, fornecer informações em tempo real e até mesmo controlar os dispositivos conectados, permitindo que seja mais produtivo nas suas atividades diárias.

Coloque estas dicas em prática e verá que andará de mãos dadas com a eficiência. Ao fim de algum tempo estas práticas podem fazer a diferença no seu dia-a-dia. Com mais produtividade, pode tirar melhor proveito do seu dia, permitindo ainda alcançar o sucesso a nível profissional, dedicar-se à realização de projetos pessoas ou ter mais tempo para o seu descanso ou lazer.